4 совета для бухгалтерских фирм по повышению безопасности данных

Так же, как цифровая эра открыла целый мир возможностей для бизнеса, она также подняла вопросы безопасности. Хотя безопасность имеет первостепенное значение во всех отраслевых вертикалях, бухгалтерские фирмы должны быть особенно осторожны в отношении безопасности.

Уязвимость финансовых данных никогда нельзя преувеличивать, и бухгалтерские фирмы обрабатывают огромный объем конфиденциальной информации. К ним относятся налоговые записи, финансовые отчеты, а также личные данные клиентов.

Вот что делает эти компании золотой жилой для киберпреступников. По данным Statista, в четвертом квартале 2023 года почти 8 миллионов записей подверглись риску утечки данных. Еще более тревожно то, что средняя стоимость утечек данных во всем мире достигла 4,45 миллиона долларов в 2023 году. Это на 15% больше, чем за предыдущие три года.

Если и было лучшее время для инвестиций в безопасность данных, то это сейчас. Около 51% компаний планируют увеличить инвестиции в безопасность. Если ваша бухгалтерская фирма хочет сделать то же самое, эта статья поможет вам. Ниже перечислены четыре способа, с помощью которых бухгалтерские фирмы могут улучшить безопасность данных.

Приоритет физической безопасности

Давайте начнем с основ, поскольку они тоже важны – ограничение доступа к пространствам с конфиденциальной клиентской информацией. Ни одно несанкционированное лицо не должно иметь возможности случайно зайти в бухгалтерию (и украсть важные данные).

Это можно сделать с помощью бейджей сотрудников, карточек-ключей, журналов посетителей и камер видеонаблюдения. Система управления посетителями может использоваться для разделения пространств и контроля доступа к каждому из них.

Даже многие бухгалтерские фирмы используют гибридную рабочую модель. Это означает, что некоторые сотрудники смогут забрать свои устройства домой. Если у вас похожая ситуация, убедитесь, что все устройства сотрудников также физически защищены.

Это можно сделать, продумав политики доступа к удаленной работе, чтобы третьи лица имели лишь ограниченный доступ к устройствам.

Наконец, внедрите строгое аппаратное шифрование, а также функции удаленного стирания. Таким образом, данные, хранящиеся на рабочих устройствах, не могут быть доступны и подделаны, даже если устройство потеряно или украдено.

Не игнорируйте основы кибербезопасности

Следующий шаг к долговременной безопасности данных — обеспечить надежный брандмауэр для защиты сети вашей компании. Кроме того, брандмауэр должен быть обновлен с использованием последних исправлений. Вы можете воспользоваться помощью антивирусного и антивредоносного программного обеспечения, чтобы не открыть ни один потенциально опасный веб-сайт или файл.

Также сейчас самое время следовать новой модели безопасности, которая делает весь сетевой трафик недоверенным. Другими словами, традиционные меры безопасности ИТ основаны на подходе «замок и ров» — построении защиты системы только от внешних источников.

Это означает, что все в сети автоматически заслуживают доверия. А что, если нарушение безопасности является результатом работы инсайдера? Лучше всего применять модель ИТ-безопасности, например Zero Trust, где каждый ресурс должен быть проверен, а весь трафик должен быть зарегистрирован и проверен.

Контролируйте передачу конфиденциальных данных

Одним из аспектов безопасности данных для бухгалтерских фирм является сохранение всех данных в их системах и сетях в безопасности. Другая сторона медали — обеспечение безопасности фазы, на которой данные передаются или обмениваются между различными сторонами.

Вся конфиденциальная финансовая информация передается между клиентами и как минимум тремя категориями профессионалов — аудиторами, консультантами и регулирующими органами. Клиентские порталы для бухгалтеров — это простое в использовании программное обеспечение, которое помогает обеспечить безопасность данных во время передачи файлов.

По данным Mango Practice Management, это программное обеспечение поставляется с передовыми технологиями шифрования, которые предотвращают несанкционированный доступ. Более того, целостность данных поддерживается за счет строгого соблюдения правил безопасности данных. Защищенный клиентский портал также становится безопасной альтернативой электронной почте для совместной работы и общения.

Фокус на обучении сотрудников

Четвертый способ, которым бухгалтерские фирмы могут усилить свою безопасность, — это тщательное обучение сотрудников. Если все в фирме не преданы безопасности данных, мало что можно сделать. Обучение сотрудников может включать следующие ключевые элементы:

• Осведомленность о кибербезопасности — сотрудники должны знать о различных типах киберугроз, таких как фишинговые письма, вредоносное ПО, методы социальной инженерии и т. д. Они должны понимать, почему безопасность данных так важна для вашей организации.
• Управление паролями и доступом – сотрудники должны знать, что такое надежный пароль и как его создать. Им также следует рекомендовать не использовать один и тот же пароль в течение длительного времени.
• Протоколы обработки данных – должны быть четкие инструкции по обработке конфиденциальной информации, физической или цифровой. Сотрудники должны знать о безопасном хранении, передаче и утилизации любой информации. Это включает понимание аудиторских следов и аутентификации.
• Процесс реагирования на инциденты – нарушение безопасности может произойти, несмотря на самые надежные меры. Вот почему важно, чтобы сотрудники знали, как реагировать, чтобы снизить риск будущего ущерба.
• Процесс обработки клиентских данных и платежей – должен быть определенный процесс обработки конфиденциальных клиентских данных и платежей. Это может включать запрос учетных данных перед доступом к данным, проверку личности человека и запрос подтверждающих документов, таких как проверка компании и выписки из банка.

Значительная часть данных бухгалтерской фирмы включает в себя персональные данные (PII), в том числе национальные удостоверения личности, номера социального страхования и банковские реквизиты.

Злонамеренные злоумышленники всегда следят за малейшей трещиной, которая облегчит взлом. Поскольку стоимость утечки данных слишком высока, бухгалтерские фирмы не могут позволить себе рисковать.

Вышеперечисленные советы, при условии их правильного применения, позволят бухгалтерам, ИТ-менеджерам и администраторам оставаться защищенными от кибератак.

Читайте также: Обеспечение безопасности данных в цифровом здравоохранении